物流・倉庫業務を効率化！在庫管理システム選定のポイントと成功の秘訣

はじめに：なぜ「選び方」が重要なのか

在庫管理システムを導入する目的は明確です。現場の在庫を正確に把握し、ヒューマンエラーを減らし、業務効率を高めること。しかし、実際には「システムは導入したが、思ったように使われていない」「費用をかけた割に改善効果が見えない」といった声も多く聞かれます。これらの原因の多くは、在庫管理システムの「選び方」を誤ったことに起因します。

物流や倉庫の業務は企業ごとに異なり、汎用的なシステムでは対応しきれないケースもあります。だからこそ、自社に合った在庫管理システムを選ぶことが、業務最適化の第一歩になるのです。

本記事では、検索ニーズの高い「在庫管理システム 選び方」というテーマに対して、導入時の判断基準から実際の選定ポイント、成功事例までを網羅的に解説します。読み終える頃には、どのようなシステムが自社に最適かを判断できるようになるはずです。

在庫管理システムとは？現場課題を解決するツール

在庫管理システムとは、商品の入出庫、在庫の数量・ロケーション、賞味期限やロット番号などを一元的に管理し、在庫の「見える化」と「最適化」を支援するシステムです。主に物流倉庫や製造業、小売業などで利用されており、日々変動する在庫を正確かつ効率的に把握・運用するために欠かせない存在となっています。

現場で起きがちな課題とは？

多くの企業では、在庫管理をExcelや手書き帳票などのアナログ手法に依存しているケースがいまだに多く見られます。こうした方法には以下のような課題があります。

• 在庫数の記録ミスや二重計上
• リアルタイムでの在庫状況把握が困難
• 棚卸に膨大な人手と時間がかかる
• 特定ロットや製品の追跡ができない

こうした問題は、ヒューマンエラーや作業ロス、余剰在庫・欠品といった経営リスクに直結します。

WMSと倉庫管理システムの違いは？

在庫管理システムは、WMS（Warehouse Management System）の一部機能を持つ場合がありますが、両者は厳密には異なる概念です。

【在庫管理システム】商品単位・拠点単位での在庫数管理にフォーカス

【WMS】入荷・出荷・棚入れ・ピッキングなど倉庫内作業の全体最適を図るシステム

つまり、在庫管理システムは「今、何がどこに、いくつあるか」を把握することに特化しており、WMSは倉庫内の作業工程全体を効率化する包括的なシステムです。

エクセル運用では限界がある理由

「うちはまだ規模が小さいからエクセルで十分」という声もありますが、成長とともにその限界はすぐに訪れます。

• ファイルが肥大化し動作が重くなる
• 複数人での同時編集が困難
• 履歴管理や誤入力の検出ができない
• 棚卸や返品対応が煩雑になる

システム導入のタイミングを誤ると、トラブルが表面化した後に慌てて選定を始めることになり、結果として「緊急性だけで選んだ」ミスマッチな導入が起こりがちです。

在庫管理システムの選び方｜絶対に外せない5つの視点

在庫管理システムは、多くのベンダーが多機能な製品を提供しています。しかし、機能が多ければ多いほど良いというわけではありません。**本当に重要なのは、「自社の業務課題を解決できるかどうか」**という視点です。この章では、失敗しないために押さえるべき5つの選定軸を解説します。

この5つの視点を押さえることで、単なる「機能の比較」ではなく、「現場にフィットする選定判断」ができるようになります。

よくある失敗例｜導入後に「こんなはずじゃなかった」を防ぐには

在庫管理システムの導入は、業務の効率化やコスト削減に大きく貢献しますが、選定や運用を誤るとかえって非効率化を招く危険性もあります。ここでは、実際にあった導入失敗例とその背景を紹介し、どうすれば同じ失敗を回避できるかを解説します。

失敗例①：機能過多で使いこなせなかった

よくあるケース

• 高機能なシステムに惹かれて導入したものの、現場は一部の機能しか使用せず、操作も難解

• 結果としてExcel管理に逆戻りし、ライセンス費だけが発生

回避策

• 「自社にとって必要な機能は何か」を事前に明確にし、必要十分な機能に絞る

• 導入前に実機のデモやトライアルを通じて、現場担当者の声を反映する

• 操作性に関しては、「シンプルさ」と「直感的なUI」を優先

失敗例②：業務フローに合わず、現場が混乱

よくあるケース

• 汎用型システムを導入したものの、自社の業務フローにフィットせず、余計な作業が増える

• 「システムに人を合わせる」形になり、現場からの反発が強まり活用されない

回避策

• 導入前に業務フローを棚卸しし、どこをシステム化すべきかを明確にしておく

• 必要であれば、カスタマイズ性や柔軟な設定変更が可能なシステムを選定

• 初期設定・導入時にベンダーと密に連携し、現場の声を反映させた調整を行う

失敗例③：サポートが弱く、運用が止まった

よくあるケース

• 導入後に不具合や運用上の疑問が発生しても、ベンダーのサポート対応が遅い・不親切

• 結果として、トラブル時に業務が止まり、取引先に迷惑をかける事態に

回避策

• 導入前にベンダーのサポート体制（対応時間・問い合わせ方法・FAQなど）を確認

• 運用中の問い合わせ窓口や教育体制が明示されているかをチェック

• 実際の導入企業の評判・レビューを確認し、サポートの質に関する実績を調べる

失敗例④：費用だけで決めてしまい、結局高くついた

よくあるケース

• 初期費用が安いという理由だけで選定したが、機能が足りず後から追加開発や乗り換えが発生

• サブスクリプション型で、数年後にオンプレ型より高額になるケースも

回避策

• 「初期費用＋月額費用」ではなく、最低3年間のトータルコストで比較する

• 将来的な拡張や追加ユーザーの増加なども想定した費用試算を行う• 費用に見合う価値があるかどうか、業務改善のインパクトを数値で検証

これらの失敗事例から学べるのは、「価格や機能だけで判断しない」こと、そして「導入前の準備と現場との連携」が何よりも重要であるという点です。現場のリアルを理解し、それに寄り添うシステム選定こそが、成功への近道となります。

在庫管理システムの導入を成功させるために押さえておきたいポイント

在庫管理システムの導入は、ただシステムを「設置」することにとどまりません。成功する導入には、計画的な準備と社内の合意形成、さらに運用後のフォローが不可欠です。ここでは、システム導入を成功に導くために特に重要なポイントを整理しました。

1. 目的の明確化と社内の共通認識を持つ

在庫管理システムを導入する主な目的は、業務効率化、コスト削減、ミスの削減などです。しかし、これらの目的は企業ごとに異なるため、まずは自社が求める「目的」を明確にしましょう。

• 何を改善したいのか（在庫精度、出荷時間、コストなど）

• システム導入後に期待する成果を明文化し、社内全体に共有する

これにより、社員全員が同じ方向に向かって努力できるようになります。目的を共有しないままだと、導入後に「期待外れ」だと感じる社員も出てきます。

2. 現場との密接な連携を取る

システムの導入は「経営陣」だけの問題ではなく、現場スタッフを巻き込んだ取り組みが不可欠です。現場からのフィードバックをしっかり反映させ、現場にとって使いやすいシステムを選ぶことが重要です。

• 導入前に現場で行われている業務フローを徹底的に確認

• 現場の意見を反映させて「現場が求める機能」を組み込む

• 定期的に現場と進捗状況を共有し、課題を早期に発見する

現場が積極的にシステムを使いこなすためには、導入プロセスの段階から彼らの意見を聞き、改善していく姿勢が必要です。

3. システム選定における「将来性」を重視

現在の業務にぴったり合うシステムを選んだとしても、将来の変化に柔軟に対応できるかは非常に重要です。事業が成長した際や、新たなニーズが生まれた際に、スケーラブルでカスタマイズが効くシステムが必要となるからです。

• 複数拠点や事業展開を視野に入れたスケーラビリティ

• 他システムとの連携やデータの取り込み・出力機能の柔軟性

• 今後のバージョンアップやサポート体制の充実

将来の発展を見越して、今後も継続して使い続けられるシステムを選ぶことが成功の鍵です。

4. データ移行とテスト運用を徹底する

既存の在庫データを新しいシステムに移行する作業は、導入時における大きなポイントです。データが正しく移行されないと、システム導入後に不具合が発生します。

• データ移行前に検証を行い、正確なデータが移行されるかチェックする

• 移行後に、テスト運用を行い、システムが正常に動作するか確認する

• テスト期間中に問題を洗い出し、調整を加える

これにより、運用開始後の不具合を最小限に抑えることができます。

5. 効果測定とPDCAサイクルの実施

システムを導入してからが本番です。導入後は、効果が出ているかを常に測定し、必要な改善を行いながら運用を続けることが求められます。

• 初期段階で設定したKPI（Key Performance Indicators）を基に効果を測定

• 定期的に運用状況をレビューし、必要な改善点を洗い出す

• どの部分でシステムがうまく機能しているか、または改善が必要かを明確にする

このようにして、PDCAサイクルを回しながら継続的に改善を加えていくことで、在庫管理システムの効果を最大化できます。

6. ベンダーとの良好な関係を築く

システム導入後に問題が発生した場合やカスタマイズが必要な場合、ベンダーとの協力が欠かせません。導入後のサポート体制がしっかりしているベンダーを選ぶことで、長期的な安定運用が可能となります。

• 導入後のサポート内容（問い合わせ窓口、トラブルシューティング）

• バージョンアップやメンテナンス対応が迅速かどうか良好な関係を築くことにより、システム導入後もスムーズに運用を進めることができます。

まとめ：自社に最適な在庫管理システムを選ぶために

在庫管理システムは、企業の業務効率化やコスト削減において重要な役割を果たしますが、システム選定には慎重な検討が必要です。自社に最適なシステムを選ぶためには、単に「機能」だけではなく、自社の業務フローや規模に合わせた選定が重要となります。

選定の際に押さえておくべき3つのポイント

1. 目的とニーズの明確化

自社の在庫管理における具体的な課題や目的（効率化、精度向上、コスト削減など）を明確にし、それに合ったシステムを選びましょう。導入後の成果を最大化するためには、目的に合ったシステム選定が必須です。

2. システムの柔軟性とスケーラビリティ

システムを選ぶ際には、将来の拡張性や業務の変化にも対応できる柔軟性を重視してください。拡大や多拠点展開に対応できるか、将来的に必要になる機能の追加が可能かを確認しておきましょう。

3. 現場の協力と教育体制の整備

導入後にシステムを実際に運用するのは現場スタッフです。教育とサポートをしっかり整備し、システムが定着するように現場と密に連携しましょう。現場の意見を反映させることが、システム活用を成功に導く鍵となります。

在庫管理システム導入後の成功に向けた取り組み

システム導入はゴールではなく、スタートです。効果測定とPDCAサイクルを回しながら、継続的にシステムを改善していくことが必要です。定期的に運用状況をチェックし、業務フローに合った最適化を行うことで、システムの効果を最大化することができます。

また、システムが全ての問題を解決するわけではありません。運用の中で発生する課題に柔軟に対応しながら、システムを使いこなす力を高めていくことが、最終的に成果を生むポイントです。

最後に

在庫管理システムの選定と運用は、物流や倉庫業務の効率化に大きな影響を与えます。自社にとって最適なシステムを選び、運用方法を工夫することで、業務改善とコスト削減を実現できます。

さらに、システム選定や運用に悩んでいる場合には、専門的なサポートを受けるのも一つの方法です。BizWMSでは、最適な在庫管理システムの選定から運用サポートまで幅広くサポートしています。もし、システム導入に関する具体的なご相談があれば、ぜひBizWMSにご連絡ください。